Open to Buy (OTB) es un método de planificación de compras e inventario que indica cuánto presupuesto puedes comprometer en un periodo sin salirte de tu plan.
Dicho simple: te ayuda a responder esta pregunta: ¿cuánto puedo comprar ahora sin quedarme corto de producto ni cargarme de inventario?
Eso lo vuelve especialmente útil en retail, ecommerce y negocios con inventario físico.
Comprar mal no solo afecta el stock. También afecta caja, margen, rotación y capacidad de reacción.
Open to Buy es una herramienta de planificación que calcula el presupuesto de compras necesario y el saldo que todavía está disponible después de considerar ventas previstas, reducciones, inventario objetivo y compromisos de compra.
En muchas empresas, las compras todavía se deciden por intuición, presión comercial o urgencias del día a día.
El resultado suele ser uno de estos tres problemas:
- compras de más y dinero detenido en inventario
- compras de menos y quiebres de stock
- compras fuera de calendario que desordenan caja y operación
Open to Buy ayuda a ordenar esas decisiones.
No reemplaza toda la planeación de compras. Aporta una capa específica: definir el presupuesto de compra y controlar cuánto queda disponible.
Esta guía se conecta directamente con la planeación de compras y abastecimiento, porque el OTB debe trabajar junto con demanda, inventario, proveedores, calendario y capacidad real de caja.
Qué es Open to Buy y para qué sirve
Open to Buy funciona como un presupuesto abierto de compra. Permite estimar cuánto inventario necesitas incorporar y cuánto presupuesto sigue disponible sin superar el plan de ventas e inventario.
Su valor está en convertir una decisión que muchas veces se toma “a ojo” en una decisión basada en ventas previstas, inventario objetivo y compromisos de compra.
Por eso resulta útil para negocios que manejan varias categorías, temporadas, canales o cambios frecuentes en la demanda.
Fórmula del Open to Buy
La fórmula puede mostrarse de forma directa o separarse en dos pasos. Las dos presentaciones son compatibles cuando utilizan las mismas variables, el mismo periodo y la misma base de valoración.
Fórmula directa del OTB disponible
OTB disponible = ventas planificadas + reducciones previstas + inventario final objetivo − inventario inicial − compras ya recibidas − órdenes abiertas
El resultado indica cuánto presupuesto todavía puedes comprometer en nuevas compras dentro del periodo.
En una versión simplificada, cuando no existen reducciones previstas ni compras recibidas después del inicio del periodo, la fórmula queda así:
OTB = ventas planificadas + inventario final objetivo − inventario inicial − órdenes abiertas
Para entender mejor el cálculo y darle seguimiento durante el periodo, conviene separarlo en dos pasos.
Paso 1: calcula las compras planificadas
Compras planificadas = ventas planificadas + reducciones previstas + inventario final objetivo − inventario inicial
Este resultado representa el valor total de mercancía que necesitas incorporar durante el periodo para cubrir las ventas previstas y terminar con el inventario objetivo.
Paso 2: calcula el OTB disponible
OTB disponible = compras planificadas − compromisos de compra
Compromisos de compra = compras ya recibidas durante el periodo + órdenes abiertas
Esta segunda etapa muestra cuánto presupuesto queda realmente disponible después de descontar lo que ya compraste o comprometiste.
Qué significa cada variable
Ventas planificadas
Es el valor que esperas vender durante el periodo analizado.
Reducciones previstas
Incluyen rebajas, liquidaciones, mermas u otros ajustes que reducen el valor o la cantidad del inventario. Si no esperas reducciones, puedes usar cero.
Inventario final objetivo
Es el inventario que deseas conservar al terminar el periodo para cubrir la siguiente etapa de ventas.
Inventario inicial
Es el inventario existente al comienzo del periodo.
Compras ya recibidas
Son las compras del periodo que ya ingresaron después de la fecha inicial y consumieron parte del presupuesto planificado.
Órdenes abiertas
Son compras ya emitidas que todavía no se han recibido, incluidas las que están en tránsito, siempre que no estén contabilizadas en otra variable.
Usa una sola base de cálculo. En dinero, trabaja todo a costo o todo a precio de venta. Si calculas en unidades, incorpora únicamente variables expresadas en unidades; no sumes una rebaja monetaria a cantidades físicas.
Evita el doble conteo: si utilizas inventario disponible actual, las compras que ya fueron recibidas normalmente están incluidas en ese inventario y no deben restarse de nuevo. Define una fecha de corte y contabiliza cada compromiso una sola vez.
Aunque el tiempo de entrega no forma parte directa de la fórmula financiera, necesitas conocer el lead time de proveedor para saber si las órdenes abiertas llegarán a tiempo. También conviene definir un stock de seguridad acorde con la variabilidad de demanda y abastecimiento.
Cómo interpretar el resultado
- OTB positivo: todavía existe presupuesto disponible para emitir nuevas compras.
- OTB igual a cero: las compras recibidas y comprometidas ya cubren el presupuesto planificado.
- OTB negativo: los compromisos de compra superan el presupuesto previsto y conviene revisar ventas, inventario y órdenes pendientes.
Un OTB positivo no significa que estés obligado a utilizar todo el presupuesto ni demuestra que exista efectivo disponible. Antes de comprar también debes revisar demanda, rotación, margen, espacio y flujo de caja.
Ejemplo de Open to Buy paso a paso
Imagina una tienda que quiere planear las compras del próximo mes para la categoría de cuidado personal.
Todos los valores están expresados a precio de venta y corresponden al mismo periodo:
- ventas planificadas: $30.000
- reducciones previstas: $2.000
- inventario final objetivo: $18.000
- inventario inicial: $20.000
- compras ya recibidas durante el periodo: $0
- órdenes abiertas pendientes de recibir: $10.000
Paso 1: calcular las compras planificadas
Compras planificadas = $30.000 + $2.000 + $18.000 − $20.000
Compras planificadas = $30.000
La tienda necesita incorporar mercancía por un valor total de $30.000 durante el periodo para cubrir las ventas esperadas y terminar con el inventario objetivo.
Paso 2: calcular el OTB disponible
OTB disponible = $30.000 − $0 − $10.000
OTB disponible = $20.000
La tienda todavía puede comprometer hasta $20.000 en nuevas compras para esa categoría, siempre que las ventas, las reducciones y el inventario final previstos sigan siendo realistas.
Antes de emitir la compra, revisa si el proveedor exige un lote mínimo de compra. El OTB puede permitir cierto presupuesto, pero el MOQ podría obligarte a pedir más unidades de las convenientes.
Si vendes online, conecta este análisis con el manejo de inventario ecommerce. Un OTB mal calculado puede provocar quiebres, sobreinventario o compras que inmovilizan caja sin mejorar la disponibilidad real.
Cómo usar Open to Buy para decidir mejor
Cuánto comprar sin generar sobrestock
Open to Buy te ayuda a definir cuánto presupuesto puedes comprometer sin excederte. Eso reduce el riesgo de inmovilizar dinero en productos lentos, saturar la bodega, forzar descuentos y perder margen por compras desordenadas.
Si una categoría muestra un OTB bajo o negativo, primero revisa rotación, cobertura, ventas esperadas y compras ya comprometidas.
Cómo cuidar la caja al comprar
Muchas empresas analizan las compras desde abastecimiento, pero no desde caja. Una compra puede caber dentro del plan de inventario y aun así ser riesgosa para la liquidez.
Por eso conviene revisar el OTB junto con el flujo de caja. Un OTB positivo indica espacio dentro del plan, pero no garantiza que el dinero esté disponible.
Cómo usar OTB por categoría o temporada
El OTB gana más valor cuando se calcula por categoría, línea de producto, canal, temporada o sucursal.
Una tienda puede tener presupuesto para comprar más en una categoría de alta rotación y, al mismo tiempo, estar sobrecomprada en una línea lenta.
Además de la rotación, revisa la rentabilidad por producto o categoría. No siempre conviene usar el presupuesto disponible en lo que más se mueve; también importa el margen y la velocidad de recuperación de caja.
Diferencia entre Open to Buy, punto de reorden y planeación de compras
Estos conceptos se relacionan, pero responden preguntas distintas.
| Concepto | Pregunta que responde | Función principal |
|---|---|---|
| Open to Buy | ¿Cuánto presupuesto puedo comprometer todavía? | Controlar compras frente al plan de ventas e inventario. |
| Punto de reorden | ¿Cuándo debo emitir una nueva compra? | Activar la reposición antes de llegar a un nivel riesgoso. |
| Planeación de compras | ¿Qué, cuánto, cuándo y con qué presupuesto debo comprar? | Organizar el proceso completo de abastecimiento. |
Dicho simple: el OTB define el presupuesto disponible, el punto de reorden indica el momento de comprar y la planeación de compras integra ambas decisiones con demanda, proveedores, inventario y caja.
Errores comunes al calcular Open to Buy
1. Usar ventas planificadas poco realistas
Si las ventas previstas están infladas o no reflejan la demanda real, las compras planificadas y el OTB quedarán distorsionados.
2. Ignorar las reducciones previstas
Rebajas, liquidaciones, mermas y otros ajustes reducen el inventario. Ignorarlos puede hacer que el presupuesto calculado sea insuficiente.
3. No descontar órdenes abiertas
Las órdenes pendientes ya consumen parte del presupuesto, aunque todavía no hayan llegado.
4. No descontar compras ya recibidas
Si el periodo ya comenzó y parte del presupuesto ya se utilizó, esas compras deben descontarse para conocer el saldo restante.
5. Contar dos veces el mismo inventario
Mezclar inventario inicial, inventario actual, compras recibidas y mercancía en tránsito sin una fecha de corte puede duplicar valores.
6. Mezclar costo, precio de venta y unidades
Todos los componentes deben estar expresados en una base compatible. De lo contrario, el resultado no será interpretable.
7. Calcularlo solo a nivel total
Un OTB general puede ocultar categorías sobrecompradas y otras con presupuesto insuficiente.
8. Separarlo del flujo de caja
El OTB controla el plan de compras, pero no sustituye la revisión de liquidez, vencimientos y condiciones de pago.
Checklist rápido para revisar tu Open to Buy
Haz esta revisión antes de emitir compras importantes:
- ¿definí una proyección de ventas razonable para el periodo?
- ¿estimé rebajas, mermas y otras reducciones previstas?
- ¿establecí el inventario final que quiero conservar?
- ¿registré correctamente el inventario inicial?
- ¿desconté las compras ya recibidas durante el periodo?
- ¿desconté todas las órdenes abiertas pendientes de entrega?
- ¿evité contar dos veces inventario recibido o en tránsito?
- ¿todos los valores utilizan la misma base?
- ¿estoy revisando el OTB por categoría, línea o temporada?
- ¿la compra cabe realmente en el flujo de caja?
- ¿la decisión considera rotación, margen, MOQ y lead time?
Si fallas en tres o más puntos, el problema no es solamente el cálculo. También debes revisar la calidad del proceso de compra.
Cómo calcular Open to Buy en Excel
Descarga esta plantilla en Excel para calcular las compras planificadas y el OTB disponible por periodo o categoría. Registra ventas previstas, reducciones, inventario inicial, inventario final objetivo, compras recibidas y órdenes abiertas.
SISTEMAS PREMIUM
Pasa del Open to Buy básico a una planeación de compras más completa
La plantilla gratuita te ayuda a calcular las compras planificadas y el OTB disponible usando ventas previstas, reducciones, inventario inicial, inventario final objetivo, compras recibidas y órdenes abiertas.
Si necesitas conectar ese cálculo con productos, proveedores, presupuesto, punto de reorden y seguimiento de compras, conviene trabajar con un sistema más completo.
- Calcula necesidades de compra con base en inventario y demanda.
- Prioriza productos críticos según rotación, stock y presupuesto.
- Ordena proveedores, tiempos de entrega y condiciones de compra.
- Conecta Open to Buy, abastecimiento, caja e inventario en una sola herramienta.
Preguntas frecuentes sobre Open to Buy
¿Cuál es la fórmula básica de Open to Buy?
La fórmula directa es: OTB disponible = ventas planificadas + reducciones previstas + inventario final objetivo − inventario inicial − compras recibidas − órdenes abiertas. Cuando no existen reducciones ni compras recibidas, esas variables se omiten.
¿Open to Buy sirve solo para retail?
No. Funciona especialmente bien en retail, pero puede adaptarse a ecommerce, distribución y otros negocios con inventario físico y compras recurrentes.
¿OTB y presupuesto de compras son lo mismo?
No exactamente. Las compras planificadas representan el presupuesto total previsto para el periodo. El OTB disponible es el saldo que queda después de descontar los compromisos de compra.
¿Cada cuánto conviene revisar el OTB?
Depende del ritmo del negocio. En categorías de alta rotación puede revisarse semanalmente; en operaciones más estables, una revisión mensual puede ser suficiente.
¿Un OTB positivo significa que tengo caja disponible?
No necesariamente. Un OTB positivo indica espacio dentro del plan de compras, pero la decisión también debe evaluarse frente al flujo de caja y las obligaciones del negocio.
Conclusión: usa el OTB como límite de compra, no como meta
Open to Buy no indica cuánto estás obligado a comprar. Indica cuánto presupuesto todavía puedes comprometer sin superar el plan de ventas e inventario.
La decisión final también debe considerar rotación, rentabilidad, demanda, tiempo de entrega, lote mínimo y flujo de caja. Cuando esos datos se analizan juntos, el OTB deja de ser una fórmula aislada y se convierte en una herramienta real para comprar con más control.
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