KPIs de compras: guía pilar + plantilla Excel básica para rentabilidad

Los KPIs de compras te ayudan a decidir qué comprar, cuánto pedir y cuándo reponer para evitar ventas perdidas, exceso de inventario y dinero inmovilizado.

En esta guía aprenderás a calcular cinco indicadores clave: Sell Through, clasificación ABC, rotura de stock, cobertura y GMROI. Encontrarás fórmulas, ejemplos por producto y una plantilla Excel básica para comenzar sin utilizar un sistema complejo.

Estos indicadores conectan las decisiones de compra con cuatro resultados del negocio:

• Ventas: reducen los quiebres de inventario.
• Margen: ayudan a priorizar los productos que más aportan.
• Caja: evitan compras excesivas y mercancía inmovilizada.
• Servicio: mejoran la disponibilidad para el cliente.

Qué decisiones mejora cada KPI

• Sell Through: valida si lo que compraste se vendió como esperabas.
• ABC: te dice en qué SKUs se te va el presupuesto (prioridad).
• Rotura de stock: estima qué parte de la demanda no se atendió por falta de inventario.
• Cobertura (días): evita comprar de más o quedarte corto.
• GMROI: mide cuánto margen te devuelve tu inventario.

Datos mínimos por SKU (lo básico para empezar)

Con esto puedes arrancar sin sistemas complejos:

• Stock inicial del periodo
• Compras/recepciones del periodo (si aplica)
• Ventas del periodo (unidades y/o $)
• Stock final
• Precio de venta y costo unitario (si quieres rentabilidad real)
• Días del periodo y días sin stock (para rotura por estimación)

Tu set mínimo de KPIs (si vas a medir solo 5)

Si hoy tienes poco tiempo, mide solo estos 5.
Son los que más afectan compras y rentabilidad sin volverte loco:

1. Sell Through (lo comprado vs lo vendido)
2. ABC (prioridad del presupuesto)
3. Rotura de stock (demanda no atendida)
4. Cobertura (días) (riesgo de sobre o falta)
5. GMROI (margen generado por el inventario)

KPI 1 — Sell Through

Qué es

Mide qué porcentaje del inventario “puesto a la venta” se vendió en el periodo. Sirve para validar si la compra estuvo alineada con la demanda.

Fórmulas

• Sell Through (%) = (Ventas ÷ Stock inicial) × 100
• Sell Through ajustado (%) = (Ventas ÷ (Stock inicial + Compras/Recepciones)) × 100
  (útil si repusiste durante el periodo)

Ejemplo (SKU A)

• Stock inicial = 120
• Compras/Recepciones = 40
• Ventas = 85

Sell Through (simple)

• (85 ÷ 120) × 100 = 70.83% ≈ 71%

Sell Through ajustado

• (85 ÷ (120 + 40)) × 100 = (85 ÷ 160) × 100 = 53.13%

Interpretación rápida:

El 53% te dice “qué tan rápido se vendió de todo lo disponible” (incluye reposición).

El 71% te dice “qué tan rápido se vendió lo que ya tenías”.

Rangos orientativos (ajústalos por categoría)

Como semáforo inicial (no como benchmark universal):

• Alto: > 70% (orientativo)
• Medio: 45%–69.9% (orientativo)
• Bajo: < 45% (orientativo)

Nota: depende de categoría, estacionalidad, margen, reposición y perecibilidad. Lo importante es la tendencia.

Acciones según el resultado del Sell Through (alto/medio/bajo)
Usa estas acciones como guía rápida. Además, ajusta los umbrales según tu categoría.

Cuando el resultado es alto (se vende rápido)

• Primero, asegura inventario (evita quiebres).
• Luego, ajusta lote y frecuencia de compra (no te quedes corto).
• Por último, protege el margen (evita descuentos innecesarios).

Cuando el resultado es medio (se vende, pero puede mejorar)

• En general, reduce el lote y compra más seguido si aplica.
• También, revisa precio vs. mercado y visibilidad (tienda/ecommerce).
• Si notas caída, valida sustitutos que estén canibalizando.

Cuando el resultado es bajo (se vende lento)

• En este caso, frena o reduce compras futuras hasta corregir la causa.
• Después, activa salida controlada (bundle, descuento escalonado, regalo por compra).
• Finalmente, revisa obsolescencia y costo financiero (caja inmovilizada).

KPI 2 — ABC de inventario (por ventas $)

Qué es

Clasifica SKUs por su aporte a las ventas (o margen) para priorizar presupuesto de compra. No es “inventario por inventario”: es foco para rentabilidad.

Fórmulas base

• Ventas ($) por SKU = Ventas (und) × Precio unit
• % participación = Ventas SKU ÷ Ventas totales
• % acumulado = suma progresiva del % participación
• Clasificación típica (ajustable): A ~80%, B ~15%, C resto

Ejemplo (con los 5 SKUs)

Primero calculamos ventas $:

• SKU A: 85 × 20 = 1,700
• SKU B: 60 × 15 = 900
• SKU C: 30 × 30 = 900
• SKU D: 25 × 10 = 250
• SKU E: 10 × 50 = 500

Total ventas $ = 1,700 + 900 + 900 + 250 + 500 = 4,250

Ahora participación y acumulado (ordenado de mayor a menor):

SKU	Ventas ($)	% participación	% acumulado	ABC (regla 80/15/5)
A	1,700	1,700/4,250 = 40.00%	40.00%	A
B	900	900/4,250 = 21.18%	61.18%	A
C	900	21.18%	82.35%	A (cruza 80% aquí)
E	500	11.76%	94.11%	B
D	250	5.88%	99.99% ≈ 100%	C

Resultado del ejemplo:

• A: SKU A, B, C
• B: SKU E
• C: SKU D

Nota: el corte 80/15/5 es orientativo. Se ajusta por número de SKUs, categoría y estrategia.

Qué hacer con A/B/C (acciones de compras)

A (prioridad máxima)

• Stock de seguridad y reposición rápida.
• Proveedor alterno si el riesgo es alto.
• Seguimiento semanal.

B (control)

• Revisión mensual o quincenal.
• Ajuste fino de pedidos según tendencia.
• Evita sobrecomprar “por si acaso”.

C (decisión)

• O se impulsa (promo/bundle) o se reduce surtido.
• Políticas claras de salida para no acumular.

KPI 3 — Rotura de stock y demanda no atendida

Qué es

La rotura de stock ocurre cuando un producto no está disponible mientras todavía existe demanda. Puede provocar ventas perdidas, compras de productos sustitutos, reclamos y clientes que deciden comprar en otro negocio.

Para medir su impacto, puedes calcular qué porcentaje de la demanda no lograste atender por falta de inventario.

Porcentaje de demanda no atendida = Unidades no atendidas ÷ Demanda total × 100

La mejor forma de medirlo depende de los datos que registra tu negocio.

Método 1: cuando registras las unidades no atendidas

Este es el método más directo. Se utiliza cuando la tienda, el ecommerce o el equipo comercial registra cuántas unidades solicitaron los clientes y no pudieron entregarse.

Demanda total = Ventas realizadas + Unidades no atendidas

Demanda no atendida (%) = Unidades no atendidas ÷ Demanda total × 100

Ejemplo con registro directo

Datos del SKU B:

• Ventas realizadas: 60 unidades.
• Unidades no atendidas: 8.

Primero calculamos la demanda total:

Demanda total = 60 + 8 = 68 unidades

Después calculamos el porcentaje no atendido:

Demanda no atendida = 8 ÷ 68 × 100 = 11,76 %

Cómo interpretar el resultado

El negocio no pudo atender aproximadamente el 11,76 % de la demanda registrada para ese producto.

Dicho de otra manera, logró atender el 88,24 % y perdió o aplazó el resto por falta de inventario.

Este método es preferible porque utiliza solicitudes reales de los clientes. Puede aplicarse mediante pedidos pendientes, ventas canceladas, consultas en ecommerce o registros hechos por el personal de tienda.

Método 2: cuando no registras las unidades no atendidas

Si no cuentas con ese dato, puedes estimar la demanda perdida utilizando los días durante los cuales el producto sí estuvo disponible.

Días con inventario = Días del periodo − Días sin stock

Demanda diaria estimada = Ventas del periodo ÷ Días con inventario

Ventas perdidas estimadas = Demanda diaria estimada × Días sin stock

Demanda no atendida estimada (%) = Ventas perdidas estimadas ÷ (Ventas realizadas + Ventas perdidas estimadas) × 100

Ejemplo por días sin stock

Datos del SKU B:

• Ventas del mes: 60 unidades.
• Días del periodo: 30.
• Días sin stock: 3.

Primero calculamos los días con inventario:

Días con inventario = 30 − 3 = 27 días

Después estimamos la demanda diaria mientras el producto estuvo disponible:

Demanda diaria estimada = 60 ÷ 27 = 2,22 unidades por día

Luego estimamos las ventas que pudieron perderse durante el quiebre:

Ventas perdidas estimadas = 2,22 × 3 = 6,67 unidades

Finalmente calculamos el porcentaje estimado de demanda no atendida:

Demanda no atendida estimada = 6,67 ÷ (60 + 6,67) × 100 = 10 %

Cómo interpretar la estimación

El resultado indica que el negocio pudo dejar de atender aproximadamente el 10 % de la demanda del producto durante el periodo.

No significa que se perdieron exactamente 6,67 unidades. Es una aproximación basada en el ritmo de venta observado durante los días con inventario.

Qué método debes utilizar

Utiliza el registro directo siempre que tengas unidades no atendidas, pedidos pendientes o ventas canceladas por falta de stock.

Usa la estimación por días sin inventario cuando todavía no cuentes con esos datos. En ese caso, mantén el mismo método y el mismo periodo para comparar la evolución de cada producto.

Limitaciones de la estimación

El cálculo por días con stock supone que la demanda se mantuvo relativamente estable. Puede perder precisión cuando existen promociones, estacionalidad, fines de semana con mayor venta, cambios de precio o productos sustitutos.

Cuando el quiebre ocurre durante una parte del día, utiliza horas con inventario en lugar de días completos, siempre que cuentes con esa información.

Qué hacer cuando la demanda no atendida es alta

Antes de aumentar la compra, revisa la causa del quiebre:

• Cobertura insuficiente antes de emitir el pedido.
• Tiempo de entrega mayor de lo esperado.
• Proveedor que entregó tarde o incompleto.
• Stock de seguridad demasiado bajo.
• Diferencias entre el inventario físico y el sistema.
• Aumento puntual de demanda por una promoción o temporada.

La acción correcta puede ser adelantar la reposición, ajustar el stock de seguridad, mejorar el registro de inventario o buscar un proveedor alternativo. Comprar más sin identificar la causa también puede generar sobreinventario.

KPI 4 — Cobertura de inventario en días

Qué es

La cobertura de inventario estima cuántos días puede seguir vendiéndose un producto con el stock disponible, suponiendo que la demanda mantiene un comportamiento parecido al del periodo analizado.

Este indicador ayuda a equilibrar dos riesgos:

• Cobertura demasiado baja: aumenta la posibilidad de quedarse sin inventario y perder ventas.
• Cobertura demasiado alta: inmoviliza dinero en productos que pueden tardar en venderse.

Por sí sola, la cobertura no indica si debes comprar. Para tomar una decisión, debes compararla con el tiempo de entrega del proveedor, la frecuencia con la que haces pedidos y el stock de seguridad.

Fórmula general

Cobertura de inventario (días) = Stock disponible ÷ Demanda diaria estimada

La forma de calcular la demanda diaria depende de si el producto estuvo disponible durante todo el periodo.

Cuando no hubo días sin stock

Demanda diaria estimada = Ventas del periodo ÷ Días del periodo

Esta fórmula funciona como una aproximación básica cuando el producto tuvo inventario disponible durante todos los días analizados.

Cuando hubo días sin stock

Días con inventario = Días del periodo − Días sin stock

Demanda diaria estimada = Ventas del periodo ÷ Días con inventario

En este caso, utilizar todos los días del periodo podría reducir artificialmente el promedio, porque durante los días sin stock no fue posible registrar toda la demanda.

Ejemplo de cobertura: SKU A

Datos del periodo:

• Ventas: 85 unidades.
• Días analizados: 30.
• Stock final: 75 unidades.
• Días sin stock: 0.

Primero calculamos la demanda diaria estimada:

Demanda diaria estimada = 85 ÷ 30 = 2,83 unidades por día

Después calculamos la cobertura:

Cobertura = 75 ÷ 2,83 = 26,50 días

Cómo interpretar el resultado

El SKU A tiene inventario suficiente para aproximadamente 26 días, siempre que la demanda se mantenga cerca de 2,83 unidades diarias y no se reciban nuevas unidades.

Esto no significa automáticamente que debas esperar 26 días para comprar.

Por ejemplo, si el proveedor tarda 15 días en entregar y realizas una revisión de inventario cada 7 días, la cobertura disponible debe compararse con esos tiempos:

Necesidad mínima aproximada = tiempo de entrega + periodo de revisión + stock de seguridad

Si el total necesario fuera de 25 días, una cobertura de 26 días dejaría un margen pequeño y convendría preparar el siguiente pedido. Si el proveedor entregara en 5 días, la situación sería menos urgente.

Advertencia sobre la estimación

La cobertura es una proyección basada en el comportamiento reciente. Puede cambiar por promociones, estacionalidad, variaciones de precio, días de mayor demanda o ventas atípicas.

Cuando hubo quiebres de inventario, utiliza los días con stock o una demanda ajustada. De lo contrario, la cobertura puede parecer mayor de lo que realmente es.

KPI 5 — GMROI (rentabilidad del inventario)

Qué es

Responde: por cada $ invertido en inventario, ¿cuánto margen genero?
Sirve para decidir surtido y compras con criterio de rentabilidad, no solo rotación.

Fórmulas

• Ventas ($) = Ventas (und) × Precio unit
• Costo vendido ($) = Ventas (und) × Costo unit
• Margen bruto ($) = Ventas ($) − Costo vendido ($)
• Inventario promedio (und) = (Stock inicial + Stock final) ÷ 2
• Inventario promedio ($) = Inventario promedio (und) × Costo unit
• GMROI = Margen bruto ($) ÷ Inventario promedio ($)

Ejemplo (SKU A)

Datos: Ventas und = 85, Precio = 20, Costo = 12, Stock inicial = 120, Stock final = 75

1. Ventas ($) = 85 × 20 = 1,700
2. Costo vendido ($) = 85 × 12 = 1,020
3. Margen bruto ($) = 1,700 − 1,020 = 680
4. Inventario promedio (und) = (120 + 75) ÷ 2 = 97.5
5. Inventario promedio ($) = 97.5 × 12 = 1,170
6. GMROI = 680 ÷ 1,170 = 0.58

Lectura simple: Este SKU devolvió $0.58 de margen bruto por cada $1 invertido en inventario promedio (valuado a costo). Mientras más alto, mejor.

KPIs complementarios (si ya tienes disciplina)

Rotación de inventario (turnover)

• Rotación (und) = Ventas (und) / Inventario promedio (und)
• Rotación (costo) = Costo de lo vendido ($) / Inventario promedio ($)

Stock-to-sales (inventario vs ventas)

• Stock-to-sales = Stock final (und) / Ventas del periodo (und)

Lead time real y variabilidad

• Lead time real (días) = Fecha recepción − Fecha pedido
• Variabilidad = Lead time real − Lead time promedio (o prometido)

OTIF / Fill rate de proveedor

• OTIF (%) = (Pedidos entregados a tiempo y completos / Pedidos totales) × 100
• Fill rate (%) = (Unidades entregadas / Unidades pedidas) × 100

Variación de precio de compra (PPV)

Elige tu referencia: “precio objetivo”, “última compra” o “promedio 3 meses”.

• PPV (%) = ((Precio compra actual − Precio referencia) / Precio referencia) × 100

Errores comunes al medir KPIs de compras

• Medir Sell Through sin considerar recepciones cuando hubo entradas grandes (distorsiona).
• Tomar rangos como “regla universal” (depende de categoría).
• Hacer ABC muy esporádico (pierdes estacionalidad).
• ABC solo por ventas y nunca por margen (vendes mucho y ganas poco).
• Medir rotura sin definir método (demanda no atendida vs días sin stock).
• No asignar responsable y fecha (se vuelve reporte, no gestión).
• Medir demasiados KPIs sin rutina (mejor 5 bien que 15 mal).

Checklist final (por rol)

Gerencia (estrategia):

• ¿Qué categorías consumen presupuesto y cuál devuelve margen (GMROI)?
• ¿En qué productos se concentra la demanda no atendida por quiebres de stock?
• ¿Qué inventario inmoviliza caja (cobertura alta + sell through bajo)?

Compras / abastecimiento (gestión):

• Lista semanal: SKUs críticos, roturas, pendientes de proveedor.
• Lista mensual: ABC actualizado + ajustes de compra por cobertura.

Operación (piso / ecommerce):

• Registrar días sin stock o unidades no atendidas; sin esos datos, la estimación pierde precisión.
• Validar stock real vs sistema (evita “stock fantasma”).

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué KPI de compras debo priorizar primero?

Empieza con Sell Through + Cobertura si tu problema es “me sobra y me falta”. Agrega IRS si hay reclamos por quiebre. Y usa ABC para que el presupuesto no se reparta a ciegas. Si quieres rentabilidad real, suma GMROI.

¿Cada cuánto medir estos KPIs?

Semanal para roturas y cobertura en alta rotación. Mensual para ABC, GMROI y decisiones de surtido. Lo clave es consistencia: mismo corte, misma lógica, misma plantilla.

¿Sell Through sirve para servicios?

Para servicios puros (sin inventario) no aplica igual. Pero si tu servicio usa insumos (restaurante, estética, mantenimiento), sí sirve para esos insumos críticos.

¿ABC por ventas o por margen?

Por ventas si el objetivo es disponibilidad y volumen. Por margen si el objetivo es rentabilidad. Una práctica útil: ABC por ventas y luego revisar el margen dentro de A.

¿Cómo estimo las ventas perdidas si no registro unidades no atendidas?

Calcula la demanda diaria utilizando los días en que el producto estuvo disponible y multiplícala por los días sin stock. Es una estimación básica; utiliza periodos comparables y el mismo método para dar seguimiento.

¿Qué hago si tengo sobreinventario?

Mira cobertura y sell through: si cobertura está alta y sell through bajo, frena compras y activa salida. Si además es C, considera depurar surtido. El objetivo es recuperar caja sin destruir margen.

¿Qué hago si Sell Through es alto pero GMROI es bajo?

Ahí suele haber un problema de margen: costo alto, precio bajo o exceso de descuento. Revisa precio/costo, promociones y mix por canal.

¿Cuándo conviene medir OTIF de proveedor?

Cuando ya tienes rutina de roturas y notas que el problema es el proveedor (entregas tardías o incompletas). OTIF te da una conversación objetiva para renegociar o cambiar.

📥 Descarga la plantilla en Excel (lista para usar)

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