En compras no gana el que “compra más”. Gana el que compra con control: producto correcto, cantidad correcta, momento correcto y costo correcto.

Estos KPIs conectan compras con rentabilidad en 4 frentes:

• Ventas: evitas quiebres (ventas perdidas).
• Margen: proteges el mix que realmente aporta.
• Caja: reduces sobreinventario y obsolescencia (dinero inmovilizado).
• Servicio: mejoras disponibilidad y satisfacción del cliente.

Los KPIs de compras te ayudan a decidir qué comprar, cuánto y cuándo para mejorar la rentabilidad. En esta guía tienes fórmulas copiable, ejemplos y una plantilla Excel básica para medir Sell Through, ABC, rotura (IRS), cobertura y GMROI por SKU.

Qué decisiones mejora cada KPI

• Sell Through: valida si lo que compraste se vendió como esperabas.
• ABC: te dice en qué SKUs se te va el presupuesto (prioridad).
• Rotura (IRS/stock-out): mide venta perdida por falta de stock.
• Cobertura (días): evita comprar de más o quedarte corto.
• GMROI: mide cuánto margen te devuelve tu inventario.

Datos mínimos por SKU (lo básico para empezar)

Con esto puedes arrancar sin sistemas complejos:

• Stock inicial del periodo
• Compras/recepciones del periodo (si aplica)
• Ventas del periodo (unidades y/o $)
• Stock final
• Precio de venta y costo unitario (si quieres rentabilidad real)
• Días del periodo y días sin stock (para rotura por estimación)

CTA (arriba): Baja a “Plantilla Excel básica” y copia la tabla + fórmulas.

Tu set mínimo de KPIs (si vas a medir solo 5)

Si hoy tienes poco tiempo, mide solo estos 5.
Son los que más afectan compras y rentabilidad sin volverte loco:

1. Sell Through (lo comprado vs lo vendido)
2. ABC (prioridad del presupuesto)
3. Rotura (IRS/stock-out) (venta perdida)
4. Cobertura (días) (riesgo de sobre o falta)
5. GMROI (margen generado por el inventario)

KPI 1 — Sell Through

Qué es

Mide qué porcentaje del inventario “puesto a la venta” se vendió en el periodo. Sirve para validar si la compra estuvo alineada con la demanda.

Fórmulas

• Sell Through (%) = (Ventas ÷ Stock inicial) × 100
• Sell Through ajustado (%) = (Ventas ÷ (Stock inicial + Compras/Recepciones)) × 100
  (útil si repusiste durante el periodo)

Ejemplo (SKU A)

• Stock inicial = 120
• Compras/Recepciones = 40
• Ventas = 85

Sell Through (simple)

• (85 ÷ 120) × 100 = 70.83% ≈ 71%

Sell Through ajustado

• (85 ÷ (120 + 40)) × 100 = (85 ÷ 160) × 100 = 53.13%

Interpretación rápida:

El 53% te dice “qué tan rápido se vendió de todo lo disponible” (incluye reposición).

El 71% te dice “qué tan rápido se vendió lo que ya tenías”.

Rangos orientativos (ajústalos por categoría)

Como semáforo inicial (no como benchmark universal):

• Alto: > 70% (orientativo)
• Medio: 45%–69.9% (orientativo)
• Bajo: < 45% (orientativo)

Nota: depende de categoría, estacionalidad, margen, reposición y perecibilidad. Lo importante es la tendencia.

Acciones según el resultado del Sell Through (alto/medio/bajo)
Usa estas acciones como guía rápida. Además, ajusta los umbrales según tu categoría.

Cuando el resultado es alto (se vende rápido)

• Primero, asegura inventario (evita quiebres).
• Luego, ajusta lote y frecuencia de compra (no te quedes corto).
• Por último, protege el margen (evita descuentos innecesarios).

Cuando el resultado es medio (se vende, pero puede mejorar)

• En general, reduce el lote y compra más seguido si aplica.
• También, revisa precio vs. mercado y visibilidad (tienda/ecommerce).
• Si notas caída, valida sustitutos que estén canibalizando.

Cuando el resultado es bajo (se vende lento)

• En este caso, frena o reduce compras futuras hasta corregir la causa.
• Después, activa salida controlada (bundle, descuento escalonado, regalo por compra).
• Finalmente, revisa obsolescencia y costo financiero (caja inmovilizada).

KPI 2 — ABC de inventario (por ventas $)

Qué es

Clasifica SKUs por su aporte a las ventas (o margen) para priorizar presupuesto de compra. No es “inventario por inventario”: es foco para rentabilidad.

Fórmulas base

• Ventas ($) por SKU = Ventas (und) × Precio unit
• % participación = Ventas SKU ÷ Ventas totales
• % acumulado = suma progresiva del % participación
• Clasificación típica (ajustable): A ~80%, B ~15%, C resto

Ejemplo (con los 5 SKUs)

Primero calculamos ventas $:

• SKU A: 85 × 20 = 1,700
• SKU B: 60 × 15 = 900
• SKU C: 30 × 30 = 900
• SKU D: 25 × 10 = 250
• SKU E: 10 × 50 = 500

Total ventas $ = 1,700 + 900 + 900 + 250 + 500 = 4,250

Ahora participación y acumulado (ordenado de mayor a menor):

SKU	Ventas ($)	% participación	% acumulado	ABC (regla 80/15/5)
A	1,700	1,700/4,250 = 40.00%	40.00%	A
B	900	900/4,250 = 21.18%	61.18%	A
C	900	21.18%	82.35%	A (cruza 80% aquí)
E	500	11.76%	94.11%	B
D	250	5.88%	99.99% ≈ 100%	C

Resultado del ejemplo:

• A: SKU A, B, C
• B: SKU E
• C: SKU D

Nota: el corte 80/15/5 es orientativo. Se ajusta por número de SKUs, categoría y estrategia.

Qué hacer con A/B/C (acciones de compras)

A (prioridad máxima)

• Stock de seguridad y reposición rápida.
• Proveedor alterno si el riesgo es alto.
• Seguimiento semanal.

B (control)

• Revisión mensual o quincenal.
• Ajuste fino de pedidos según tendencia.
• Evita sobrecomprar “por si acaso”.

C (decisión)

• O se impulsa (promo/bundle) o se reduce surtido.
• Políticas claras de salida para no acumular.

KPI 3 — Rotura de stock (IRS / stock-out)

Qué es

Mide cuánta venta no se concretó por falta de stock, aunque había demanda. Es clave para rentabilidad porque el quiebre genera caída margen y de clientes.

Dos formas válidas (elige 1 según tu negocio)

Enfoque 1 (si registras “unidades no atendidas”)

• IRS (%) = (Unid no atendidas ÷ (Ventas + Unid no atendidas)) × 100

Enfoque 2 (si NO registras demanda no atendida; estimación por días sin stock)

• Venta diaria promedio (und/día) = Ventas del periodo (und) ÷ Días del periodo
• Ventas perdidas est (und) = Venta diaria promedio × Días sin stock
• IRS (%) = (Ventas perdidas est ÷ (Ventas del periodo + Ventas perdidas est)) × 100

Ejemplo (SKU B)
Periodo: mensual (30 días)
Datos: Ventas del mes = 60 und, Días del periodo = 30, Días sin stock = 3

Enfoque 1 (si SÍ registras “no atendidas”)
Datos adicionales: No atendidas = 8 und

• IRS = (8 ÷ (60 + 8)) × 100 = 11,76%

Enfoque 2 (si NO registras “no atendidas”)

• Venta diaria promedio = 60 ÷ 30 = 2 und/día
• Ventas perdidas est = 2 × 3 = 6 und
• IRS = (6 ÷ (60 + 6)) × 100 = 9,09%

Recomendación práctica: elige un método según tus datos y sé consistente para comparar periodos.

KPI 4 — Cobertura de inventario (días)

Qué es

Te dice cuántos días te dura el stock al ritmo actual de venta. Es el KPI que más ayuda a comprar sin “ahorcar caja”.

Fórmulas

• Venta diaria promedio (und/día) = Ventas ÷ Días del periodo
• Cobertura (días) = Stock final ÷ Venta diaria promedio

Ejemplo (SKU A)

Datos: Ventas = 85 und, Días = 30, Stock final = 75 und

• Venta diaria promedio = 85 ÷ 30 = 2.83 und/día
• Cobertura = 75 ÷ 2.83 = 26.47 días

Interpretación rápida: si no compras nada y vendes al mismo ritmo, te alcanza para ~26 días (en promedio).

KPI 5 — GMROI (rentabilidad del inventario)

Qué es

Responde: por cada $ invertido en inventario, ¿cuánto margen genero?
Sirve para decidir surtido y compras con criterio de rentabilidad, no solo rotación.

Fórmulas

• Ventas ($) = Ventas (und) × Precio unit
• Costo vendido ($) = Ventas (und) × Costo unit
• Margen bruto ($) = Ventas ($) − Costo vendido ($)
• Inventario promedio (und) = (Stock inicial + Stock final) ÷ 2
• Inventario promedio ($) = Inventario promedio (und) × Costo unit
• GMROI = Margen bruto ($) ÷ Inventario promedio ($)

Ejemplo (SKU A)

Datos: Ventas und = 85, Precio = 20, Costo = 12, Stock inicial = 120, Stock final = 75

1. Ventas ($) = 85 × 20 = 1,700
2. Costo vendido ($) = 85 × 12 = 1,020
3. Margen bruto ($) = 1,700 − 1,020 = 680
4. Inventario promedio (und) = (120 + 75) ÷ 2 = 97.5
5. Inventario promedio ($) = 97.5 × 12 = 1,170
6. GMROI = 680 ÷ 1,170 = 0.58

Lectura simple: Este SKU devolvió $0.58 de margen bruto por cada $1 invertido en inventario promedio (valuado a costo). Mientras más alto, mejor.

KPIs complementarios (si ya tienes disciplina)

Rotación de inventario (turnover)

• Rotación (und) = Ventas (und) / Inventario promedio (und)
• Rotación (costo) = Costo de lo vendido ($) / Inventario promedio ($)

Stock-to-sales (inventario vs ventas)

• Stock-to-sales = Stock final (und) / Ventas del periodo (und)

Lead time real y variabilidad

• Lead time real (días) = Fecha recepción − Fecha pedido
• Variabilidad = Lead time real − Lead time promedio (o prometido)

OTIF / Fill rate de proveedor

• OTIF (%) = (Pedidos entregados a tiempo y completos / Pedidos totales) × 100
• Fill rate (%) = (Unidades entregadas / Unidades pedidas) × 100

Variación de precio de compra (PPV)

Elige tu referencia: “precio objetivo”, “última compra” o “promedio 3 meses”.

• PPV (%) = ((Precio compra actual − Precio referencia) / Precio referencia) × 100

Errores comunes al medir KPIs de compras

• Medir Sell Through sin considerar recepciones cuando hubo entradas grandes (distorsiona).
• Tomar rangos como “regla universal” (depende de categoría).
• Hacer ABC muy esporádico (pierdes estacionalidad).
• ABC solo por ventas y nunca por margen (vendes mucho y ganas poco).
• Medir rotura sin definir método (demanda no atendida vs días sin stock).
• No asignar responsable y fecha (se vuelve reporte, no gestión).
• Medir demasiados KPIs sin rutina (mejor 5 bien que 15 mal).

Checklist final (por rol)

Gerencia (estrategia):

• ¿Qué categorías consumen presupuesto y cuál devuelve margen (GMROI)?
• ¿Dónde se pierde venta por quiebre (IRS)?
• ¿Qué inventario inmoviliza caja (cobertura alta + sell through bajo)?

Compras / abastecimiento (gestión):

• Lista semanal: SKUs críticos, roturas, pendientes de proveedor.
• Lista mensual: ABC actualizado + ajustes de compra por cobertura.

Operación (piso / ecommerce):

• Registrar días sin stock o unidades no atendidas (sin eso, IRS es ciego).
• Validar stock real vs sistema (evita “stock fantasma”).

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué KPI de compras debo priorizar primero?

Empieza con Sell Through + Cobertura si tu problema es “me sobra y me falta”. Agrega IRS si hay reclamos por quiebre. Y usa ABC para que el presupuesto no se reparta a ciegas. Si quieres rentabilidad real, suma GMROI.

¿Cada cuánto medir estos KPIs?

Semanal para roturas y cobertura en alta rotación. Mensual para ABC, GMROI y decisiones de surtido. Lo clave es consistencia: mismo corte, misma lógica, misma plantilla.

¿Sell Through sirve para servicios?

Para servicios puros (sin inventario) no aplica igual. Pero si tu servicio usa insumos (restaurante, estética, mantenimiento), sí sirve para esos insumos críticos.

¿ABC por ventas o por margen?

Por ventas si el objetivo es disponibilidad y volumen. Por margen si el objetivo es rentabilidad. Una práctica útil: ABC por ventas y luego revisar el margen dentro de A.

¿Cómo estimo ventas perdidas por quiebre si no tengo “unidades no atendidas”?

Usa el método de días sin stock: ventas diarias promedio × días sin stock. No es perfecto, pero es consistente y sirve para comparar periodos y priorizar acciones.

¿Qué hago si tengo sobreinventario?

Mira cobertura y sell through: si cobertura está alta y sell through bajo, frena compras y activa salida. Si además es C, considera depurar surtido. El objetivo es recuperar caja sin destruir margen.

¿Qué hago si Sell Through es alto pero GMROI es bajo?

Ahí suele haber un problema de margen: costo alto, precio bajo o exceso de descuento. Revisa precio/costo, promociones y mix por canal.

¿Cuándo conviene medir OTIF de proveedor?

Cuando ya tienes rutina de roturas y notas que el problema es el proveedor (entregas tardías o incompletas). OTIF te da una conversación objetiva para renegociar o cambiar.

📥 Descarga la plantilla en Excel (lista para usar)

y controla tus compras con 5 KPIs clave para mejorar rotación y rentabilidad.

Tus compras mejoran cuando el proceso también mejora

No basta con revisar indicadores. Si quieres comprar con más orden, anticipación y control, este sistema te ayuda a pasar de la medición a una operación mucho más clara y práctica.