Una empresa puede realizar compras todos los meses y, aun así, no saber qué proporción de ese gasto está realmente bajo la gestión, control o influencia del área de compras. Parte puede pasar por proveedores negociados, contratos o procesos definidos, mientras otra parte se gestiona directamente desde otras áreas sin participación de Compras.
El porcentaje de gasto gestionado por compras ayuda a medir esa cobertura. El indicador muestra qué parte del gasto que podría ser gestionado mediante Compras está efectivamente bajo mecanismos definidos de abastecimiento, negociación, contratación o control.
En esta guía aprenderás qué significa el indicador, cómo definir correctamente el gasto direccionable, cómo calcular el porcentaje, cómo interpretar el resultado y qué acciones pueden aumentar la cobertura de Compras sin agregar controles innecesarios. Además, podrás descargar una plantilla Excel gratuita para clasificar el gasto y calcular el indicador de forma práctica.
Si quieres revisar primero el proceso completo en el que se utiliza este indicador, consulta la guía de compras y abastecimiento.
¿Qué es el porcentaje de gasto gestionado por compras?
El porcentaje de gasto gestionado por compras mide qué proporción del gasto que puede ser administrado mediante la función de Compras está efectivamente bajo su gestión, control o influencia.
Internacionalmente este indicador suele encontrarse como Spend Under Management. Sin embargo, su aplicación no consiste simplemente en contar cuánto dinero pasó administrativamente por el departamento de Compras.
Lo importante es determinar qué gasto está realmente sujeto a mecanismos de gestión como proveedores aprobados, contratos, procesos de negociación, abastecimiento estratégico, catálogos, políticas de compra o condiciones previamente definidas.
El indicador permite responder una pregunta concreta:
¿Qué parte del gasto que podríamos gestionar mediante Compras se encuentra efectivamente bajo su gestión?
Esto permite identificar categorías donde Compras ya tiene visibilidad y capacidad de negociación, pero también aquellas donde todavía existe gasto disperso que podría analizarse, consolidarse o gestionarse mejor.
¿Qué significa que un gasto esté “gestionado”?
No existe una única regla aplicable a todas las empresas. Antes de calcular el indicador debes definir qué condiciones utilizarás para considerar un gasto como gestionado.
Dependiendo de la organización, un gasto podría considerarse gestionado cuando cumple uno o varios criterios como:
- Compras participó en la selección o negociación del proveedor.
- Existe un contrato o acuerdo comercial vigente.
- La compra se realiza con un proveedor aprobado.
- Se utiliza un catálogo, plataforma o canal autorizado.
- Las condiciones de precio, pago, entrega o servicio fueron negociadas previamente.
- Existe un proceso definido de solicitud, aprobación y compra.
- Compras participa en la estrategia de abastecimiento de la categoría.
La empresa debe mantener el mismo criterio entre periodos. Si un mes considera “gestionado” únicamente el gasto bajo contrato y al siguiente incluye cualquier compra que haya pasado por una orden de compra, el indicador dejará de ser comparable.
¿Qué gasto debes incluir antes de calcular el indicador?
Uno de los errores más importantes al calcular este porcentaje es utilizar como denominador todos los gastos registrados en la contabilidad.
No todo desembolso de una empresa puede ser gestionado por Compras. Por eso conviene separar primero el gasto direccionable del gasto que está fuera del ámbito razonable de la función de compras.
¿Qué es el gasto direccionable?
El gasto direccionable es la parte del gasto sobre la que Compras podría ejercer gestión, negociación, contratación, selección de proveedores u otra forma de influencia.
Por ejemplo, una empresa puede contratar transporte, mantenimiento, empaques, suministros de oficina, tecnología o servicios profesionales. Estas categorías pueden ser candidatas para una gestión estructurada de compras.
En cambio, existen desembolsos que normalmente no representan una adquisición gestionable mediante Compras y que pueden quedar fuera del denominador, dependiendo de la empresa y de la definición utilizada.
| Tipo de gasto | ¿Direccionable? | ¿Gestionado por Compras? | Ejemplo de criterio |
|---|---|---|---|
| Empaques | Sí | Sí | Proveedor aprobado y condiciones negociadas |
| Transporte contratado | Sí | Sí | Contrato negociado por Compras |
| Mantenimiento externo | Sí | No | El área solicita directamente proveedores sin participación de Compras |
| Servicios tecnológicos | Sí | Parcial | Algunos contratos son gestionados y otros se contratan directamente |
| Nómina | No | No aplica | No corresponde a una adquisición gestionable |
| Impuestos | No | No aplica | Obligación fuera de la gestión de Compras |
La clasificación debe adaptarse a la realidad de cada empresa. Lo importante es documentar la regla para utilizar siempre el mismo universo de gasto.
Fórmula del porcentaje de gasto gestionado por compras
Una vez definido el gasto direccionable y determinado qué parte está gestionada mediante Compras, el cálculo es:
Porcentaje de gasto gestionado por compras = (Gasto gestionado por Compras ÷ Gasto direccionable) × 100
Gasto gestionado por Compras
Es el monto que cumple los criterios definidos por la empresa para considerar que Compras ejerce gestión o influencia sobre esa adquisición.
Gasto direccionable
Es el gasto total susceptible de ser gestionado mediante Compras. Funciona como denominador y permite evitar que gastos fuera del ámbito de Compras reduzcan artificialmente el indicador.
¿Por qué no conviene utilizar todo el gasto de la empresa?
Supongamos que una empresa registra $300.000 en desembolsos durante un periodo, pero $100.000 corresponden a conceptos que no pueden ser negociados ni administrados por Compras.
Comparar el gasto gestionado contra los $300.000 completos haría parecer que Compras tiene menos cobertura de la que realmente puede alcanzar.
La pregunta correcta no es cuánto controla Compras sobre cada peso que sale de la empresa, sino cuánto gestiona sobre el gasto que razonablemente podría estar dentro de su ámbito.
Ejemplo de cálculo paso a paso
Supongamos una empresa comercial con los siguientes datos mensuales:
- Gastos y compras registrados: $150.000.
- Gastos no direccionables: $30.000.
- Gasto direccionable: $120.000.
- Gasto gestionado mediante Compras: $90.000.
Primero confirmamos el gasto direccionable:
$150.000 − $30.000 = $120.000
Después aplicamos la fórmula:
$90.000 ÷ $120.000 × 100 = 75 %
El porcentaje de gasto gestionado por compras es 75 %.
Esto significa que Compras tiene gestión o influencia definida sobre 75 de cada 100 unidades monetarias que podrían estar dentro de su ámbito de actuación.
Los $30.000 restantes de gasto direccionable no significan automáticamente que se hayan realizado compras incorrectas. Lo siguiente es identificar qué categorías componen esa brecha y por qué todavía no están bajo gestión.
¿Cómo interpretar el porcentaje de gasto gestionado?
El indicador no debería analizarse como una calificación aislada. Un porcentaje más alto generalmente indica que Compras tiene mayor cobertura sobre las categorías que pueden ser gestionadas, pero el resultado debe interpretarse junto con la forma en que se definió el gasto direccionable y los mecanismos utilizados para administrarlo.
Cuando el porcentaje aumenta
Un aumento puede indicar que nuevas categorías comenzaron a trabajar con proveedores aprobados, contratos, procesos de negociación o canales controlados.
También puede significar que la empresa mejoró la visibilidad de compras que anteriormente se realizaban de forma dispersa.
Sin embargo, conviene verificar que el aumento no provenga simplemente de haber cambiado la definición del indicador o reducido el denominador.
Cuando el porcentaje disminuye
Una reducción puede aparecer cuando nuevas categorías comienzan a contratarse directamente desde otras áreas, se vencen acuerdos, aparecen nuevos proveedores no integrados al proceso o aumenta el gasto direccionable más rápido que la capacidad de Compras para gestionarlo.
Por eso el porcentaje debe acompañarse de un análisis por categoría, proveedor, área o sucursal.
¿Un porcentaje más alto siempre es mejor?
No necesariamente.
El propósito no es obligar a que cada adquisición pase por un proceso complejo. Una empresa puede aumentar artificialmente el porcentaje agregando aprobaciones o centralizando operaciones que no generan suficiente valor para justificar el esfuerzo.
La gestión de Compras debería concentrarse donde pueda mejorar condiciones, reducir riesgos, consolidar información, aprovechar volumen o facilitar decisiones.
Cómo calcular el gasto gestionado por compras en tu empresa
Paso 1. Consolida el gasto del periodo
Reúne las compras y contrataciones del periodo que vas a analizar. Puedes comenzar con un mes si actualmente no tienes una base consolidada.
Registra al menos fecha, área, categoría, proveedor y monto. Si manejas varias sucursales o unidades de negocio, añade también ese dato.
Paso 2. Separa el gasto direccionable
Revisa qué conceptos pueden realmente entrar dentro del ámbito de Compras.
Evita excluir gastos únicamente porque hoy no los administra el departamento. Precisamente una categoría que actualmente compra otra área podría representar una oportunidad de gestión futura.
Paso 3. Define qué significa “gestionado”
Escribe los criterios antes de clasificar las operaciones.
- Proveedor aprobado.
- Contrato vigente.
- Negociación realizada por Compras.
- Condiciones comerciales definidas.
- Proceso autorizado de adquisición.
Puede ser suficiente cumplir uno de estos criterios o puedes exigir una combinación. La decisión depende del modelo de compras de tu organización.
Paso 4. Clasifica el gasto
Para cada operación o categoría identifica si el gasto es direccionable, si está gestionado, qué mecanismo de gestión se utiliza y por qué no está gestionado cuando corresponda.
Paso 5. Calcula el porcentaje
Suma únicamente el gasto clasificado como direccionable y después identifica cuánto de ese total cumple los criterios de gestión.
Gasto gestionado ÷ Gasto direccionable × 100
Paso 6. Analiza dónde está la brecha
El porcentaje general muestra el tamaño de la brecha, pero no explica dónde actuar. Ordena el gasto no gestionado por categoría, proveedor, área, sucursal, monto y frecuencia para concentrarte primero en las oportunidades con mayor impacto.
Paso 7. Compara periodos con la misma definición
Si vas a medir mensualmente, mantén estables los criterios de gasto direccionable y gasto gestionado. Un indicador consistente permite saber si las acciones realmente están aumentando la cobertura de Compras.
Ejemplo del indicador por categorías de compra
El porcentaje general puede ocultar diferencias importantes. Supongamos que una empresa obtiene este resultado:
| Categoría | Gasto direccionable | Gasto gestionado | % gestionado |
|---|---|---|---|
| Empaques | $30.000 | $30.000 | 100 % |
| Transporte | $25.000 | $20.000 | 80 % |
| Mantenimiento | $20.000 | $8.000 | 40 % |
| Tecnología | $15.000 | $12.000 | 80 % |
| Otros servicios | $30.000 | $20.000 | 66,7 % |
| Total | $120.000 | $90.000 | 75 % |
El resultado general continúa siendo 75 %, pero la tabla permite identificar algo que el promedio no muestra: mantenimiento tiene la menor cobertura.
Eso no significa que deba centralizarse inmediatamente. Primero conviene revisar quién compra, qué proveedores utiliza, cuánto se podría negociar, qué riesgos existen y si la intervención de Compras generaría suficiente valor.
Cuando necesitas definir diferentes estrategias según la importancia económica y el riesgo de suministro de cada categoría, puedes complementar este análisis con la Matriz de Kraljic.
Gasto gestionado por compras vs. Maverick Spend
Los dos indicadores están relacionados, pero no responden exactamente la misma pregunta.
| Indicador | Pregunta principal | Qué intenta detectar |
|---|---|---|
| Gasto gestionado por compras | ¿Qué parte del gasto direccionable está bajo gestión o influencia de Compras? | Cobertura de la función de Compras |
| Maverick Spend | ¿Qué parte del gasto se realizó fuera de las reglas o procesos aplicables? | Desviaciones e incumplimientos del proceso |
Por ejemplo, una categoría puede no estar gestionada formalmente por Compras porque históricamente la administra otra área. Eso no significa necesariamente que las operaciones sean incorrectas o incumplan una política.
En cambio, existe Maverick Spend cuando una adquisición que debía seguir determinado proceso se realiza fuera de las reglas aplicables.
No siempre es correcto calcular el gasto gestionado simplemente como 100 % menos Maverick Spend. Para que fueran complementos exactos tendrían que utilizar el mismo universo de gasto, los mismos criterios y una clasificación completamente binaria.
Gasto gestionado, análisis de gasto y presupuesto de compras: diferencias
| Concepto | Pregunta que responde |
|---|---|
| Gasto gestionado por compras | ¿Qué parte del gasto direccionable está bajo gestión o influencia de Compras? |
| Análisis de gasto | ¿En qué categorías, proveedores y áreas estamos gastando? |
| Presupuesto de compras | ¿Cuánto podemos destinar a comprar? |
| Planeación de compras | ¿Qué, cuánto y cuándo debemos comprar? |
| Evaluación de proveedores | ¿Con qué proveedores nos conviene trabajar? |
Estas herramientas pueden complementarse. Una vez identificada una categoría de gasto importante y todavía no gestionada, el siguiente paso puede ser revisar cómo evaluar proveedores o integrarla dentro de una planeación de compras y abastecimiento más estructurada.
Cómo aumentar el porcentaje de gasto gestionado por compras
Aumentar el indicador no consiste simplemente en obligar a que todas las facturas pasen por Compras. El objetivo es incorporar nuevas categorías cuando la gestión genere una mejora real.
Consolida la información del gasto
Si las áreas registran proveedores y compras de forma diferente, será difícil conocer dónde existe suficiente volumen para negociar o estandarizar. Empieza por tener una vista común de categorías, proveedores, montos y responsables.
Identifica las categorías con mayor gasto no gestionado
No intentes intervenir todas al mismo tiempo. Ordena las oportunidades por monto, frecuencia, número de proveedores, riesgo y posibilidad real de negociación.
Define proveedores y condiciones cuando exista una oportunidad clara
Una categoría con compras frecuentes y muchos proveedores diferentes puede ofrecer espacio para consolidar volumen, negociar condiciones o reducir trabajo administrativo.
Facilita el proceso para las áreas usuarias
Un proceso demasiado lento o difícil de utilizar puede provocar que otras áreas busquen caminos alternativos. Cuando Compras incorpora una nueva categoría, debe quedar claro qué proveedor utilizar, qué condiciones aplican, cómo solicitar la compra y qué hacer cuando aparece una excepción.
Revisa la cobertura periódicamente
Las categorías cambian. Un servicio que hace seis meses representaba un gasto pequeño puede convertirse en una compra recurrente que ya justifique negociación, contrato o seguimiento.
Además del gasto gestionado, puedes utilizar otros KPIs de compras para revisar inventario, disponibilidad, rentabilidad, cumplimiento y comportamiento de proveedores.
Errores frecuentes al medir el gasto gestionado por compras
Dividir entre todo el gasto contable
Incluir nómina, impuestos u otros conceptos sobre los que Compras no puede ejercer gestión puede reducir artificialmente el porcentaje.
No definir qué significa “gestionado”
Sin una regla clara dos personas pueden clasificar la misma operación de manera diferente.
Considerar gestionado todo lo que pasa por Compras
Procesar administrativamente una orden no significa necesariamente que Compras haya negociado, seleccionado, controlado o influido sobre la adquisición.
Cambiar el denominador entre periodos
Si las categorías consideradas direccionables cambian sin documentar el ajuste, la tendencia dejará de ser comparable.
Confundir gasto no gestionado con Maverick Spend
Una compra puede estar fuera de la cobertura actual de Compras sin incumplir ningún procedimiento.
Copiar un benchmark sin revisar su definición
Dos organizaciones pueden reportar porcentajes diferentes porque utilizan universos y criterios distintos. Antes de comparar resultados externos, revisa qué incluye cada cálculo.
Buscar 100 % como meta automática
No todas las categorías necesitan el mismo nivel de intervención. El costo administrativo de gestionar una compra también debe compararse con el beneficio esperado.
Cómo hacer seguimiento al indicador en Excel
Una hoja de cálculo puede ser suficiente para comenzar si todavía no cuentas con un sistema especializado de análisis de gasto.
El registro puede incluir periodo, área o sucursal, categoría, proveedor, monto, clasificación del gasto como direccionable o no direccionable, estado de gestión, mecanismo de gestión y motivo cuando todavía no está gestionado.
Con esos datos puedes calcular el porcentaje general, comparar categorías, identificar las mayores brechas y revisar la evolución entre periodos.
Descarga la plantilla Excel de gasto gestionado por compras
Descarga la plantilla gratuita para registrar tus compras, separar el gasto direccionable del no direccionable, identificar qué parte está gestionada por Compras y calcular el porcentaje general y por categoría. También podrás localizar las principales brechas de gestión para priorizar dónde conviene actuar.
Preguntas frecuentes sobre el gasto gestionado por compras
¿Qué es el gasto gestionado por compras?
Es la parte del gasto direccionable de una empresa que se encuentra bajo gestión, control o influencia de la función de Compras mediante mecanismos como negociación, contratos, proveedores aprobados, procesos definidos o canales autorizados.
¿Cuál es la fórmula del porcentaje de gasto gestionado?
La fórmula es: Gasto gestionado por Compras ÷ Gasto direccionable × 100. El denominador debe incluir únicamente el gasto que razonablemente puede estar dentro del ámbito de Compras.
¿Qué se considera gasto direccionable?
Es el gasto sobre el que Compras podría ejercer gestión, negociación, selección de proveedores, contratación u otro tipo de influencia. Su alcance depende de la estructura y responsabilidades de cada empresa.
¿Todo el gasto de una empresa debería estar gestionado por Compras?
No. Existen desembolsos que están fuera del ámbito de Compras y categorías donde el costo de centralizar o controlar el proceso puede superar el beneficio. Por eso primero debe identificarse el gasto direccionable.
¿Gasto no gestionado es lo mismo que Maverick Spend?
No necesariamente. El gasto no gestionado identifica adquisiciones que todavía no están bajo la gestión de Compras. El Maverick Spend se refiere a operaciones que incumplen procesos, contratos o criterios que sí debían aplicarse.
¿Qué porcentaje de gasto gestionado es adecuado?
No existe un porcentaje universal válido para todas las organizaciones. Depende de qué se considera gasto direccionable, cómo se define “gestionado”, la estructura del negocio, las categorías compradas y el nivel de centralización. Una empresa debería comenzar por construir una línea base consistente y analizar su evolución.
¿Cada cuánto conviene medir este indicador?
Una revisión mensual puede ser suficiente para muchas pymes. En organizaciones con alto volumen de compras también puede revisarse por categoría durante el mes y consolidarse periódicamente. Lo importante es mantener el mismo criterio entre mediciones.
Conclusión: mide primero la cobertura antes de intentar ampliarla
El porcentaje de gasto gestionado por compras permite saber cuánto del gasto que podría estar bajo la gestión de Compras realmente se encuentra cubierto por procesos, negociación, contratos, proveedores aprobados u otros mecanismos definidos.
El objetivo no es conseguir que Compras intervenga en cada peso que gasta la organización. La utilidad del indicador está en detectar dónde una mayor gestión puede aportar visibilidad, mejores condiciones, menor riesgo o decisiones de abastecimiento más ordenadas.
Comienza definiendo claramente el gasto direccionable, establece qué significa “gestionado” para tu empresa y mantén esa definición en el tiempo. Después utiliza el indicador para identificar las categorías donde realmente existe una oportunidad de mejora.
Si necesitas ampliar el análisis hacia inventario, rotación, cumplimiento y rentabilidad, revisa también la guía de KPIs de compras.
Fuentes consultadas
- APQC. Percentage of total annual value of all indirect materials and services purchased managed by procurement personnel. Open Standards Benchmarking.
- APQC. Annual value of addressable spend on all materials and services per $1,000 revenue. Open Standards Benchmarking.
- APQC. Annual value of managed spend on all materials and services per $1,000 revenue. Open Standards Benchmarking.
- KPMG Colombia y ANDI. Encuesta Función de Compras y Abastecimiento.
- Institute for Supply Management. The Monthly Metric: Spend Under Management.
- CIPS. Procurement KPIs – KPIs and performance measures used in procurement.
- Amazon Business. KPI de adquisiciones: cómo medir el rendimiento.
- Ivalua. Procurement Dashboard: KPIs, Benchmarks & Visual Tips.
- JAGGAER. Spend Management Fundamentals: What It Is, Process & Best Practices.
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