Plantilla de control de ingresos y gastos en Excel (gratis)

¿Trabajas todo el mes, vendes y aun así no sabes cuánto dinero entró, cuánto salió y qué tienes pendiente por cobrar o pagar?

Con una plantilla de control de ingresos y gastos en Excel puedes ver, en minutos:

• cuánto entró
• cuánto salió
• qué quedó
• y qué tienes pendiente por cobrar o pagar

Qué vas a lograr con esta plantilla (en 10 minutos)

Concepto: controlar ingresos y gastos es registrar lo que entra y sale del negocio.
Explicación simple: si lo registras bien, el Excel te muestra el saldo del mes y tus pendientes.
Ejemplo práctico: “vendí $3.000.000, gasté $2.400.000, me quedaron $600.000… pero debo $500.000 a proveedores”.

Lo importante: no es contabilidad, es control para decidir mejor.

📌 Si además quieres planear meses futuros por fechas (cuándo entra/sale el dinero), mira:
Guía de flujo de caja para negocios

Qué es un control de ingresos y gastos (y qué NO es)

Qué es:

Un registro mensual de movimientos del negocio: ventas, compras, pagos, cobros.

Te sirve para:

• ordenar tus movimientos
• detectar fugas de dinero (gastos que se “van sin darte cuenta”)
• saber si el mes fue bueno o malo
• no perder de vista deudas y cobros

Qué NO es (todavía):

• no reemplaza estados financieros
• no proyecta el futuro (eso es flujo de caja)

Qué incluye la plantilla (y para qué sirve cada hoja)

La plantilla trae:

• Instrucciones: cómo usarla paso a paso
• Glosario: términos explicados fácil
• Categorias: listas para desplegables (categorías, medios de pago, estado)
• Movimientos: una fila por ingreso o gasto
• Resumen: eliges el mes y se calcula solo
• Cierres: seguimiento del año + gráfica

👉 Incluye un ejemplo de 3 meses (restaurante).
Si quieres empezar en blanco: borra las filas del ejemplo y deja encabezados.

Cómo usarla sin complicarte (rutina simple)

La clave no es perfección. Es constancia.

Diario (2–5 minutos)

• registra ventas del día (una fila)
• registra gastos principales (insumos, transporte, pagos)

Semanal (15 minutos)

• abre el Resumen del mes actual
• revisa: ingresos, gastos, saldo y top de gastos
• decide 1 acción (solo una)

Mensual (10 minutos)

• revisa pendientes por cobrar y por pagar
• compara contra meses anteriores en Cierres

Cómo llenar “Movimientos” (sin saber contabilidad)

En Movimientos, cada fila es un movimiento.

Campos:

• Fecha
• Tipo (Ingreso / Gasto)
• Categoría
• Detalle
• Medio de pago
• Cliente/Proveedor (opcional)
• Estado (Pagado / Pendiente)
• Monto
• Notas (opcional)

✅ Si vas con afán, llena mínimo: Fecha + Tipo + Categoría + Estado + Monto.

“Pagado” vs “Pendiente” (la diferencia que hace que el control sea real)

Esta parte es la más importante.

Pagado: el dinero ya ocurrió.

• ingreso pagado: ya te pagaron
• gasto pagado: ya pagaste

Pendiente: aún no ocurre, pero ya hay compromiso.

• ingreso pendiente: te deben pagar
• gasto pendiente: tú debes pagar

Ejemplo (proveedor):
Te llega una factura por $500.000 y la pagas la próxima semana.

• Tipo: Gasto
• Categoría: Proveedores
• Estado: Pendiente
• Monto: 500.000
  Cuando pagues: cambias a Pagado.

Tip para que no se te enrede: si está pendiente, usa una fecha esperada y luego ajustas cuando ocurra.

Cómo leer el “Resumen” del mes

En Resumen eliges el mes (AAAA-MM) y ves:

• Ingresos pagados: lo que realmente entró
• Gastos pagados: lo que realmente salió
• Saldo neto: ingresos pagados – gastos pagados
• Pendientes: lo que falta por cobrar o pagar

El “top de gastos” para decidir rápido

La plantilla te muestra en qué categorías más gastaste.

Úsalo así:

1. elige la categoría #1
2. define una acción: negociar, recortar, controlar, cambiar proveedor
3. revisa el impacto la próxima semana

Alerta de gastos pendientes (umbral) — explicación clara

La alerta te avisa si tus gastos pendientes están altos frente a lo ya pagado.

Ratio = Gastos pendientes (mes) / Gastos pagados (mes)

• Si ratio ≥ umbral → ⚠
• Si ratio < umbral → OK
• Si gastos pagados = 0 → puede quedar en blanco

Ejemplo:

• Gastos pagados: $5.000.000
• Gastos pendientes: $1.200.000
• Umbral: 20%
  Ratio = 24% → ⚠

Qué hacer si aparece ⚠:

• filtra Estado = Pendiente
• revisa qué vence primero
• decide: pagar urgente, renegociar, o frenar compras esta semana

Cierre mensual en 10 minutos (checklist)

Al final del mes (o el primer día del siguiente):

• selecciona el mes en Resumen
• revisa ingresos, gastos y saldo neto
• revisa pendientes por cobrar y por pagar
• filtra los pendientes principales
• define una acción para el próximo mes

Hoja “Cierres”: cómo ver el año completo

En Cierres ves mes a mes:

• ingresos pagados
• gastos pagados
• saldo neto
• pendientes
  y una gráfica para detectar tendencia.

📌 Si un mes sale 0: no hay movimientos registrados o no hubo movimientos.

Categorías recomendadas para PYMES (empieza simple)

No arranques con 40 categorías. Empieza con 8–12.

Ingresos: Ventas, Servicios, Otros ingresos
Gastos: Proveedores/Insumos, Nómina, Arriendo, Servicios públicos, Transporte, Marketing, Impuestos, Otros

Todo se edita en Categorias.

Errores comunes (y cómo evitarlos)

• Registrar solo gastos grandes → registra también compras pequeñas
• Mezclar gastos personales → sepáralos (aunque sea con una categoría temporal)
• No usar “Pendiente” → si vendes/compras a crédito, úsalo sí o sí
• Querer perfección → constancia > perfección

Si además de separar los gastos personales del negocio ya tienes claro cuánto dinero recibes para uso propio, el siguiente paso es administrarlo de forma independiente. Revisa cómo organizar tus finanzas personales si tienes un negocio para ordenar gastos, deudas, ahorro, imprevistos y objetivos sin volver a depender de la caja de la empresa.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Esto reemplaza un contador?
No. Es control interno y orden. Es el primer paso.

¿Cada cuánto debo registrar?
Ideal diario. Si no puedes, mínimo 3 veces por semana.

¿Qué hago si vendo a crédito o compro fiado?
Registra como Pendiente y cambia a Pagado cuando ocurra.

✅ Descargar plantilla gratis: