Cómo evitar faltantes y sobreinventario en tu negocio

QUÉ CONSEGUIRÁS CON ESTA GUÍA

Aprenderás a reconocer por qué aparecen faltantes y excesos, decidir qué productos requieren atención, planificar compras según necesidades y recursos disponibles, y comprobar si mejora el control del inventario.

Una regla antes de realizar nuevas compras

Antes de ordenar mercancía, comprueba:

1. Qué necesitas: demanda, compromisos con clientes y referencias prioritarias.
2. Qué tienes: existencias confiables, productos comprometidos y pedidos pendientes de recibir.
3. Qué puedes asumir: importe de compra, plazos de pago, liquidez y riesgo de quedarte con mercancía sin salida.

¿Todavía no sabes por dónde empezar? Utiliza el diagnóstico gratuito de compras e inventario para orientar una primera revisión. Compleméntalo con registros y observación; sus resultados no sustituyen una auditoría física ni financiera.

Qué necesitas comprobar

• Cuánto se vende o consume y cómo ha cambiado la demanda.
• Qué fecha se eligió para emitir el último pedido.
• Cuándo prometió entregar el proveedor y cuándo entregó realmente.
• Qué unidades están disponibles, reservadas o pendientes de recibir.
• Si existió una diferencia entre el inventario registrado y el físico.
• Si la compra se aplazó por falta de liquidez o por una autorización pendiente.

Ejemplo hipotético: una tienda vende un promedio de 8 unidades diarias de una referencia. Su proveedor tarda 5 días en entregar y la empresa utiliza provisionalmente una reserva de 12 unidades.

Para este ejemplo simplificado:

Punto de reposición = demanda diaria × plazo de entrega + reserva

8 × 5 + 12 = 52 unidades

Si la empresa utiliza una política de revisión continua, el punto de reposición de 52 unidades sirve como referencia para activar una decisión de pedido cuando la posición de inventario alcanza o cruza ese nivel.

Cómo calcular correctamente la posición de inventario

Para este ejemplo, la posición de inventario puede expresarse así:

Existencias físicas registradas + unidades pendientes de recibir − unidades comprometidas

Las unidades comprometidas corresponden a salidas pendientes de entregar que todavía están incluidas en las existencias consideradas.

Precaución: si tu sistema utiliza un dato de inventario disponible que ya descuenta las unidades reservadas o comprometidas, no debes restarlas nuevamente. Del mismo modo, comprueba que las unidades pendientes de recibir no estén incluidas ya en el saldo utilizado.

La reserva de 12 unidades es un supuesto didáctico, no una cantidad óptima calculada. El ejemplo supone una demanda y un plazo suficientemente representativos. Si existen cambios de demanda o retrasos variables, el método deberá adaptarse.

Tu decisión y primera acción

Selecciona cinco referencias cuya falta afecte significativamente las ventas o el servicio. Comprueba su demanda, el plazo real de reposición, la posición de inventario y los pedidos pendientes. Identifica por qué se agotaron y establece una regla inicial de revisión o pedido.

Después de aplicar la medida, comprueba si disminuyen los agotamientos y las compras urgentes. Revisa también si han aumentado excesivamente las existencias o los días de cobertura.

Señal de mejora: disminuyen los faltantes en referencias críticas sin generar un incremento injustificado del inventario ni comprometer la liquidez.

Qué necesitas comprobar

• Qué referencias llevan demasiado tiempo sin ventas o consumo.
• Cuántas unidades quedan y cuál es su costo.
• Si existe demanda futura razonablemente esperada.
• Si los productos son estacionales, perecederos o susceptibles de obsolescencia.
• Si se compró más por promociones, descuentos o mínimos del proveedor.
• Qué alternativas de devolución, transferencia, comercialización o retiro existen.

Ejemplo hipotético: una tienda conserva 100 unidades sin movimiento reciente. Cada una tuvo un costo de adquisición de 25 unidades monetarias.

100 × 25 = 2.500

Las 2.500 unidades monetarias representan el costo de adquisición acumulado de esas unidades en el ejemplo. No equivalen necesariamente a su valor contable actual ni al dinero que podría recuperarse mediante su venta.

Para decidir conviene estimar el valor recuperable por cada alternativa, los costos adicionales y los riesgos de mantener el producto. Si existen deterioros o pérdidas de valor, deben evaluarse según los criterios contables aplicables.

Precaución financiera: reducir las existencias no significa necesariamente recuperar inmediatamente el dinero invertido. Si el producto se vende a crédito, puede salir del inventario y convertirse en una cuenta por cobrar, sin que todavía haya ingresado efectivo.

• Suspender la reposición: evita aumentar un exceso que no tiene demanda suficiente.
• Mejorar visibilidad o ubicación: considera si los clientes conocen o encuentran el producto.
• Negociar con proveedores: revisa posibilidades reales de devolución, cambio o modificación de condiciones.
• Transferir mercancía: evalúa mover inventario hacia un canal o establecimiento con demanda.
• Crear combinaciones: analiza si un combo tiene sentido para el cliente y mantiene una contribución económica apropiada.
• Aplicar descuentos: estima cuánto recuperas y qué costos adicionales se generan.
• Retirar productos no aptos: cumple las reglas de seguridad, calidad y disposición que correspondan.

• Valor de inventario reducido: disminución del saldo de mercancía según el método de valoración utilizado.
• Importe neto esperado de recuperación: dinero que se espera obtener de la alternativa elegida, después de los costos directamente relacionados.
• Efectivo neto efectivamente recuperado: cobros que realmente ingresaron, descontando las salidas de efectivo directamente asociadas a la recuperación y evitando contar cobros pendientes como realizados.

Tu decisión y primera acción

Identifica las diez referencias de mayor impacto combinado por antigüedad, valor comprometido y riesgo de pérdida. Para cada una, investiga por qué existe el exceso, decide si debes suspender nuevas compras y selecciona una alternativa de salida.

Registra tanto la disminución de inventario como el efectivo neto efectivamente recuperado. No consideres terminada la mejora únicamente porque el producto salió del almacén.

Señal de mejora: disminuye el inventario envejecido, se evita aumentar el exceso y las acciones de salida permiten recuperar valor de forma económicamente justificable.

Qué necesitas comprobar

• Qué referencias necesitas y para qué fecha.
• Cuánto inventario utilizable existe realmente.
• Qué pedidos están en tránsito y qué unidades ya están comprometidas.
• Qué cantidades mínimas, empaques y plazos exige el proveedor.
• Qué recursos estarán disponibles para pagar las compras y demás obligaciones.
• Quién autoriza, registra y da seguimiento a las órdenes.

Ejemplo hipotético: un proveedor ofrece un precio unitario inferior si una tienda compra 300 unidades, pero la demanda esperada del período es de 100 y la tienda ya dispone de otras 40 unidades utilizables, sin compromisos adicionales.

La necesidad neta simplificada sería de 60 unidades. Comprar 300 llevaría las existencias totales a 340, frente a una demanda prevista de 100 unidades durante el período. Quedarían aproximadamente 240 unidades, si no cambian las condiciones del ejemplo.

Aunque el descuento por unidad parezca atractivo, la decisión exige considerar el dinero inmovilizado, la demanda posterior, el costo de mantener existencias y el riesgo de obsolescencia. También pueden negociarse otras cantidades o entregas parciales.

Tu decisión y primera acción

Organiza una revisión semanal de compras. Comienza con las referencias prioritarias, contrasta necesidades con inventario y pedidos pendientes, define cantidades tentativas y comprueba su viabilidad financiera antes de emitir las órdenes.

Señal de mejora: disminuyen las compras urgentes y los pedidos innecesarios, mientras se mantiene la disponibilidad de los productos importantes.

Qué necesitas comprobar

• Si cada producto y variante tiene una identificación clara.
• Si las compras recibidas se verifican y registran oportunamente.
• Si ventas, devoluciones, traslados, daños y mermas se contabilizan.
• Si existen unidades de medida o empaques que generan confusiones.
• Quién realiza los conteos y quién autoriza los ajustes.
• Cuáles son las causas repetidas de diferencias.

1. Selecciona las referencias: comienza por productos críticos, de mayor valor o con diferencias frecuentes.
2. Define un momento de corte: controla los movimientos durante el conteo para evitar comparar cantidades de momentos distintos.
3. Cuenta físicamente: verifica SKU, variante, unidad de medida, ubicación y estado.
4. Compara con el registro: identifica diferencias positivas y negativas.
5. Comprueba la diferencia: verifica nuevamente el SKU, las unidades de medida, la ubicación y los movimientos pendientes de registrar. Cuando corresponda, realiza un segundo conteo independiente.
6. Investiga: revisa entradas, salidas, devoluciones, traslados, mermas y posibles errores administrativos.
7. Autoriza los ajustes: documenta la justificación y realiza las correcciones conforme a los controles establecidos, después de comprobar la diferencia.
8. Previene la repetición: corrige el procedimiento o responsabilidad que originó la diferencia y vuelve a verificar.

Ejemplo hipotético: el registro muestra 80 unidades de una referencia, pero un conteo físico inicial encuentra 72 unidades utilizables bajo el mismo criterio de corte.

72 − 80 = −8 unidades

La diferencia inicial es de ocho unidades menos que las registradas. Antes de modificar el sistema, el negocio debe comprobar que se están comparando el mismo SKU, la misma unidad de medida y los movimientos correspondientes al mismo momento.

Si después de verificar los movimientos y, cuando corresponda, repetir el conteo, la diferencia se confirma, deberá investigarse si proviene de ventas no registradas, errores de recepción, traslados, mermas u otra causa.

Corregir el registro no equivale a eliminar la causa. La conciliación, la autorización del ajuste y las medidas preventivas deben quedar documentadas.

Tu decisión y primera acción

Realiza un conteo piloto de una categoría pequeña pero importante. Compara las cantidades con el registro, comprueba las diferencias antes de ajustar, investiga sus causas y define un responsable para registrar correctamente los movimientos.

Señal de mejora: disminuyen las diferencias confirmadas y sus causas recurrentes, y aumenta la confiabilidad de la información utilizada para comprar.

Seis criterios para ordenar las prioridades

1. Impacto comercial: ¿qué ventas, entregas o compromisos se ven afectados?
2. Impacto financiero: ¿cuánto dinero está comprometido o en riesgo?
3. Gravedad: ¿existen riesgos de seguridad, vencimiento o incumplimiento?
4. Frecuencia: ¿es un problema aislado o recurrente?
5. Calidad de datos: ¿la información es confiable para tomar decisiones?
6. Viabilidad: ¿qué podemos corregir de forma proporcionada con los recursos disponibles?

Ejemplo hipotético: una tienda identifica tres situaciones:

• Cinco productos importantes presentan faltantes frecuentes.
• Existe mercancía de baja salida cuyo costo registrado asciende a 12.000 unidades monetarias.
• Algunos conteos físicos no coinciden con los registros.

La decisión no debería ser simplemente comprar más de los cinco productos ni liquidar de inmediato toda la mercancía lenta.

Primero conviene verificar físicamente las referencias críticas y comprobar pedidos pendientes, porque las existencias incorrectas pueden distorsionar las nuevas compras. En paralelo, deben atenderse los faltantes urgentes y cualquier riesgo grave.

Una vez exista información suficientemente confiable, el negocio puede programar la reposición de las referencias importantes y estudiar por separado las alternativas para el inventario lento.

Tu plan inicial de una semana

1. Día 1: identifica los faltantes, excedentes, urgencias y diferencias que más afectan al negocio.
2. Día 2: selecciona referencias prioritarias y verifica existencias, movimientos y pedidos pendientes.
3. Día 3: investiga una causa prioritaria y revisa el método adecuado.
4. Días 4 y 5: aplica una mejora limitada, documenta responsables y registra una línea base.
5. Revisión posterior: comprueba resultados, costos y efectos no deseados antes de extender el cambio.

Ejemplo hipotético: una tienda cuenta 50 referencias y encuentra que 44 coinciden exactamente con las cantidades registradas.

44 ÷ 50 × 100 = 88 %

Según esta definición, la exactitud del conjunto contado es del 88 % por referencia. No significa que el 88 % de las unidades ni del valor monetario sea correcto. Si las referencias se seleccionaron por riesgo, tampoco representa necesariamente la exactitud de todo el inventario.

Si disminuyen los faltantes: revisa también las existencias y los días de cobertura de las referencias intervenidas. Una disponibilidad mayor no justifica automáticamente acumular grandes cantidades.

Si disminuye el inventario lento: comprueba cuánto valor se retiró del inventario, qué importe quedó pendiente de cobrar y cuánto efectivo neto ingresó realmente.

Si mejoran los registros: confirma que las diferencias se verifican antes de realizar ajustes y que disminuyen las causas que las originan.

Revisión frecuente, según el negocio: referencias próximas a agotarse, entregas pendientes e incidencias relevantes.

Revisión semanal: compras previstas, urgencias, diferencias de inventario y responsables.

Revisión mensual o por ciclo comercial: mercancía de baja rotación, dinero comprometido, recuperación efectiva de efectivo, cambios de demanda y eficacia de las acciones.

La pregunta que debe guiar el seguimiento

¿Estamos manteniendo disponibles los productos que necesitamos, con datos confiables y una inversión razonable, o resolvemos los faltantes a costa de acumular demasiado inventario?